ミニマリストサラリーマンの仕事術　行動編

今回の記事は、前回の記事の続きになります。

効率よく仕事を進めるためには、前回解説したマインドを基本として、仕事の中で具体的な行動に落とし込んでいく必要があります。

今回はより具体的に、実践してほしい「行動編」について解説していきます。

行動編

電話を多用しない

仕事においてたくさん電話をかけてくる人はシンプルに嫌われます。

なぜなら電話は相手の時間を強く拘束し、要件の全貌を把握するのに時間がかかるからです。
それにも関わらず、会話内容が保存されないので後から振り返ることもできません。

それに、たくさん電話をかける人は逆に「あいつは電話かけてもいいやつ」と思われて頻繁に電話がかかってくるようになります。

そうなると自分の仕事ペースにも影響が出るため、電話は極力控えて、社内のチャットやメールを使用することをおすすめします。

重要な電話の内容はテキストで残す

仕事において口約束は基本的に信用してはいけません。

先ほどの電話の件にもつながるのですが、たまに重要な仕事の話を電話で済ませようとする人がいます。
しかし電話の内容は保存されないため、仕事を進める中で客観的な資料や証拠として再利用するのが難しいです。

なので重要な内容を電話でやり取りしても、相手が「忘れました」と言ったらその時点で終わりです。
というか2日も経てばあなたも相手もほぼ忘れると思った方がいいです。

なので、重要な要件は必ずメールやチャットで相手に送るか、議事録にして相手に共有するようにしてください。

また、相手方から電話で大事な連絡があったら「電話だと忘れるので、今の内容をメールでください」と伝えるようにしましょう。

キャッチしたボールはすぐに次の人に投げる

仕事をボールに例えた例え話です。

仕事が始まると、いろんな仕事があなたのもとに飛んでくるでしょう。
しかしあなたが手に持てるボールの数は限られています。

キャッチしたボールをいつまでも手に持っていたら、次のボールをキャッチできないばかりか、取りこぼしてどこかに無くしてしまうかもしれません。

なので手元に回ってきたボールはささっとあなたの処理を終わらせて次の人に投げる意識を持ちましょう。

極力手元を空けておくことが、ミスを減らすことにもつながります。

仕事を締め切りよりも極端に早く仕上げない

仕事を早く仕上げることは大切ですが、早すぎても問題があります。
というのも、締め切りまであまりに余裕があると、手を抜いていると思われたり、不必要なやり直しを食らいやすいからです。

会社というのはよほど無能じゃない限り手が空いてる人に仕事が回ってきます。
なので早く仕事を終わらせても、基本的にはすぐに次の仕事が舞い込んでくるだけです。

かといって、他人の2倍仕事をしたからといって給料が2倍になるわけでもないです。
サラリーマンという構造上の欠陥だと思っていますが、給与や労力の観点で考えれば馬鹿正直に仕事を早くさばきすぎるのも損というわけですね。

なので、締め切りに余裕があるものは少しだけボールを手放すタイミングを見計らってください。
これにより、自分に飛んでくるボールの数をいくらかコントロールすることができます。

上司が常識的な人間であれば、ボールを両手に抱えている人間に対して容赦なくボールを投げることはないですからね。

よくやり取りする部署・会社には仲の良い人を1人は作る

私は「人脈」という言葉はあまり好きではないのですが、仕事において顔が広くて困ることはないです。

働いているといろんな人と協力して仕事を進めることになりますし、いろんな部署、人から情報を集める必要が出てきます。

そんな時、関連部署や関連会社に気軽に連絡が取れる人が一人でもいると、仕事のハードルが下がります。
同期がいると特に連絡が取りやすいですね。

とはいえ最初は知り合いゼロからのスタートも多いと思うので、例えば一度仕事で関わった人には
「この度はありがとうございました。今後ともよろしくお願いします。」
と軽く口頭でもメールでもいいのでお礼のあいさつを交わしておきましょう。

感謝されたら相手も悪い気持ちはしないですし、相手の印象にも残りやすくなります。
少しずつでいいので自分のことを覚えてもらい、連絡を取りやすい関係性を築いていければOKです。

休憩時間を削って仕事をしない

忙しさのあまり、昼休みや休憩時間を取らずにぶっ通しで仕事をする人がいますが、これはやめた方がいいです。
なぜなら人間は疲れると単純に作業効率が落ちますし、ミスも犯しやすくなるからです。

それに、時間をかけたから良い仕事につながるかというと必ずしもそういうわけではありません。

仕事でミスが生じること自体は仕方の無いことですが、疲労によって普段なら間違えないようなミスを誘発して後処理に追われるのは、はっきり言って時間の無駄でしかないです。

なので休憩時間を削って仕事をするのは、仕事の効率は落ちるし疲れも取れないしで全くメリットがありません。

それに、仮に休憩時間を削って仕事を定時内に終わらせても、仕事の無駄な要素を削る機会を逃してしまい、いつまでも改善することができません。

前回のマインド編でも書きましたが、時間が足りない場合は「労働時間でカバーするよりも仕事の無駄をそぎ落とす」という考え方の方が大切です。

体調が悪い時は迷わず休む

上の内容と若干重複しますが、体調が悪いときは仕事の効率が極端に落ちるので迷わず休むか早退して療養に努めてください。

体調が悪くても頑張って仕事をすることは殊勝なことですが、それが「勤勉さ」として評価されるかと言われると違います。

私の経験上、体調が悪いときの仕事は確実に何かミスをしますし、あとから修正や後始末が必要になります。
何より心身ともにだるいですし気持ちも上がりません。

そんなことになるくらいなら、初めからおとなしく休んだ方が、時間的、体力的にも効率がいいです。

最悪の場合、私のように心身をぶっ壊して取り返しのつかないことになります。

後輩育成に時間を投資する

後輩の育成はとにかく時間と手間がかかるため、多忙な職場だと特におざなりになりがちです。

「自分がやった方が早いから」と言って、後輩に任せずに自分で仕事を処理してしまう人も多いです。

しかし、後輩の育成は長期的に効率的に仕事を回していくために最も重要な要素です。
なぜなら、後輩が仕事を覚えないことには、あなたの仕事をいつまでも手放せないからです。

後輩はいつまでも仕事を覚えられず、あなたは業務負荷が下げられない。
そういう誰も得をしない環境になってしまいます。

後輩の育成は「投資」です。
最初に時間や労力などのリソースを注ぐ必要がありますが、きちんとやれば時間的、労力的に何倍ものリターンとなって返ってきます。